• Was ist Lotus Notes ?

Lotus Notes ist eine Groupwareplattform entwickelt von der Firma Lotus (heute IBM). Der Begriff Lotus Notes wurde bis zur Version 4 für den Lotus Notes Server und den Lotus Notes Client verwendet. Seit der 5er Version, wird der Begriff Lotus Notes nur noch für den Client verwendet. Heute gibt es drei Clients.

1. Lotus Notes Client

2. Lotus Domino Designer Client

3. Lotus Domino Administrator Client.

Der Server heißt heute nur noch "Domino Server". Man hatte also dem Kind nur einen neuen Namen gegeben. Das Marketing hatte funktioniert. Der Begriff Domino ist bereits in der Lotus Notes Welt ein fester Begriff.

• Was leistet Lotus Notes ?

Lotus Notes ist in erster Linie eine Plattform für das Dokumentenmanagement. Sie wurde entwickelt, um das papierlose Büro zu realisieren. Jedes Formular, jeder Antrag der noch per Hand ausgefüllt wurde, sollte durch eine Lotus Notes Datenbank ersetzt werden. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass in manchen Firmen, in denen Lotus Notes eingesetzt wird, immer noch mit sehr viel Papier gearbeitet wird.

Eine große Stärke der Lotus Notes Plattform ist die Integration in bestehende Workflows. Lotus Notes ist auf Grund der integrierten Mailfunktionalität in der Lage, die Kommunikation und die Verteilung von elektronischen Papier zu übernehmen. Genehmigungsverfahren werden durch Lotus Notes zu Kinderspiel.

• Der Vergleich Lotus Notes mit MS-Exchange ?

Grundsätzlich werden auf dem Markt zwei Produkte immer wieder verglichen. Die Lotus Notes Plattform oder Microsoft Exchange. Wenn man etwas vergleichen wollte, dann wäre es die Lotus Notes Mailfunktionalität und MS-Outlook. Alles andere lässt sich beim besten Willen nicht vergleichen. Warum ? Wie schon erwähnt, basiert Lotus Notes auf dem Dokumentenmanagement. Ein Dokument repräsentiert einen sog. Datensatz. In MS hätte wir jetzt schon das zweite Produkt: MS-Sql Server oder MS-Access. Beide basieren nicht auf Dokumente sondern auf Tabellen, die in irgend welchen Beziehungen zueinander stehen. In Lotus Notes können Datensätze grundsätzlich doppelt angelegt werden. Bei relationalen Datenbanken wird dies wegen der Primärschlüssel unmöglich. In Lotus Notes ist es wiederum möglich Datenbanken zu replizieren und für den lokalen Gebrauch zu formatieren. In relationalen Datenbanken geht dies nicht. Lotus Notes ist wegen der fehlenden Tabellen nicht besonders benutzerfreundlich bei größeren Datenmengen. Die Lotus Notes Datenbanken werden sehr schnell träge. Für relationale Datenbanken ist dies überhaupt kein Problem. Abfragen und flexible Auswertungen kann Lotus Notes nur mit third Party Tools vernünftig realisieren. Bei relationalen Datenbanken genügt eine SQL-Anweisung. Lotus Notes ist auf Grund seiner Dokumentenform in der Lage echtes Wissen zu speichern. So wie der Benutzer denkt. In relationalen Datenbanken können nur reine Datensätze gespeichert werden. Die Datensätze sind zeitpunktgenau gespeichert. Können also keine Entwicklung über Monate zurückverfolgen. (Man arbeitet heute im Bereich Data Mining an einer Lösung).

Es geht bei Lotus Notes also nicht um Flexibilität am Datensatz, sonder um Flexibiiltät im Arbeitsprozeß. Lotus Notes ist immer dann die richtige Entscheidung, wenn Arbeitsprozesse, die mit Papier oder mit Genehmigungsverfahren zu tun haben, optimiert werden sollen.

In der folgenden Tabelle bekommen Sie einen kleinen Überblick über die Vor- und Nachteile der Lotus Notes Plattform und relationalen Datenbanken. Sie werden erkennen, dass es grundsätzlich keinen Sinn macht, Lotus Notes und relationale Datenbanken zu vergleichen. Beide Plattformen haben Vor- und Nachteile. Beide Plattformen werden für die unterschiedlichsten Situationen benötigt. Das ist die Aufforderung an alle Entscheider, die immer geglaubt haben, "Ein System für alle Probleme". Diese Denke hat in der Vergangenheit einige Köpfe gekostet...

Lassen Sie sich beraten ! Andreas.Schmidt@as-consulting-online.de

• Gegenüberstellung Lotus Notes & RDMS ?

	Lotus Notes	RDMS
Echtzeitdaten ?	Nein	Ja
Daten sind mobil ?	seht gut	Nein
Einsatz für grossen Datenmengen ?	ungeeignet	sehr gut
Einsatz für komplexe Berechnungen ?	unflexibel	sehr gut
Flexible Abfragen an die Daten ?	unflexibel	sehr gut
Berichtswesen ?	Third-Party	Ja
Speicherung von Wissen ?	Ja	Nein
Zeitraumauswertungen ?	Ja	Nein
Arbeiten mehrerer P an den selben Daten ?	Ja	Nein
Workflowfunktionaltät ?	sehr gut	schlecht
Dokumentenmanagement ?	sehr gut	schlecht
Webfähigkeit ?	sehr gut	mehr Aufwand ok
Speicherung von weichen Daten ?	Ja	Nein
Druckfunktionalität ?	schlecht	gut
Teamunterstützung ?	sehr gut	gut
Sicherheit ?	sehr gut	sehr gut
Flexible Rechte ?	sehr gut	statisch

• Wie ist eine Lotus Notes Datenbank aufgebaut ?

Lotus Notes Datenbanken werden grundsätzlich im *.NSF (Notes Storage File) Format abgespeichert. Alle Dokumente, Anhänge, Bilder usw. werden in diesen Dateien gespeichert. Das heisst, dass eine Notes-Email mit Anhang nicht auf der Festplatte zu finden ist. Es muss die NSF-Datei gefunden werden, in der alle Emails gespeichert werden. Standardmäßig werden alle Lotus Notes Datenbanken im DATA-Verzeichnis gespeichert. Das Data-Verzeichnis ist der Container für alle Lotus Notes Datenbanken (NSF) und Lotus Notes Schablonen (NTF). Lotus Notes Datenbanken können sowohl Lokal als auch auf dem Server geöffnet werden. Für den mobilen Einsatz wird eine sog. Replik von einer Lotus Notes Datenbank erstellt. Repliken sind identische Kopien einer Lotus Notes Datenbanke und lassen sich problemlos und zu jeder Zeit mit der Serverdatenbank abgleichen (replizieren). Das bedeutet also, dass es einen Unterschied zwischen Kopie und Replik gibt. Vom Aufbau her sind Kopie und Replik 100% gleich. Jedoch besitzen Sie unterschiedliche ID-Nummern. Nur Lotus Notes Datenbanken mit gleicher Replik-Nr. lassen sich syncronisieren. Grundsätzlich funktioniert der Replikationsvorgang zwischen Lokalen und Server-Datenbanken oder von Server zu Server-Datenbanken. Eine Replikation von Lokal zu Lokal funktioniert nicht.

• Wie groß darf eine Lotus Notes Datenbank werden?

Bei der Lotus Notes Version 4 war eine pysikalische Beschränkung von 4 GB festgelegt. Ab der Version 5 konnten Lotus Notes Datenbanken unendlich groß werden. Natürlich ist das nicht ratsam eine Lotus Notes Datenbank unendlich groß werden zu lassen, da die Zugriffsgeschwindigkeit sehr darunter leidet. Die Grösse einer Lotus Notes Datenbank hängt vor ihrer ODS ab. ODS steht für On Disc Structur. R4er Datenbanken besitzen die ODS 20, R5er Datenbanken besitzen die ODS 41 und die aktuellste 6er Version besitzt die ODS 43. Die ODS ist vergleichbar mit dem Filesystem von MS-Windows. Dort gibt es je nach Version das FAT16, FAT32 oder NTFS...

• Wie werden Lotus Notes Datenbanken entwickelt ?

Zur Entwicklung einer Lotus Notes Datenbank benötigt man ab der 5er Version den Domino Designer Client. Er wird zusätzlich zum Lotus Notes Desktop-Client von der Installations-CD installiert. Ähnlich wie bei Microsoft Access Datenbanken beinhalten Lotus Notes Datenbanken sog. Masken (in MS = Formulare) und Ansichten (in MS = SQL - Abfragen) und obwohl es so aussieht, als wäre der Aufbau gleich, wurde bereits erklärt, das eine Lotus Notes Datenbank in keiner Weise vergleichbar ist mit einer relationalen Datenbank. Die richtige Vorgehensweise bei der Programmierung einer Lotus Notes Datenbank kann in Seminaren erlernt werden. Grundsätzlich werden folgende drei Kurse als Einstieg in die Lotus Notes Programmierung empfohlen:

1. Application Domino Designer R5 (3 Tage)

2. Application Security & Workflow (2 Tage)

3. Einführung in Lotus Script R5 (3 Tage)

Natürlich könnten Sie einfach die Installation durchführen und loslegen. In vielen Büchern steht drin wie eine Lotus Notes programmiert wird. Das Problem besteht nur darin, dass wenn man sich erst einmal etwas falsch angelernt hat, ist es nur sehr schwer ist, diese Fehler wieder zu beheben. Es stellen sich doch die Fragen:

1. Welche Reihenfolge muss ich bei der Lotus Notes Programmierung einhalten ?

2. Welche praxisrelevanten Grundregeln sind zu beachten ? (die stehen in keinem Buch)

3. Wie geht man an eine produktiv laufende Lotus Notes Datenbank heran, um sie zu ändern ? (80% der Lotus Notes Entwicklungen sind Anpassungen und keine Neuentwicklungen)

4. Welche Standards muss ich einhalten ?

Sie sehen schon, dass die Beantwortung dieser Fragen in keinem Buch stehen. Ich selbst habe ein Praxisbuch geschrieben, dass nicht auf alle Fragen eine Antwort hat, aber dennoch sehr gut für Einsteiger ist. Es ist die günstigere Variante, dennoch kann Ich Ihnen nur empfehlen, dass Sie das Geld aufbringen um die 3 wichtigsten Kurse s.o. besuchen.

 

• Business Intelligence und Lotus Notes ?

Wieder einmal gibt es ein neues Schlagwort: "Business Intelligence". Lotus Notes als Groupware-Plattform oder Dokumentenmanagement macht es dem Business Intelligence recht schwer. Wenn man Lotus Notes mit dem Wort Business Intelligence verwendet, meinen die meisten Menschen eigentlich das Knowledge Management. Warum ?. Beim Business Intelligence geht es in erster Linie um strategische Entscheidungen des Managements einer Unternehmung. Durch BI bekommt das Management eine besserer Wissensgrundlage um betriebswirtschaftliche Entscheidungen besser für die Zukunft treffen zu können. Das hört sich jetzt natürlich sehr schön an: Wieder jemand, der nur drum herum redet aber nicht sagt wie es geht. Wie es geht, das werde ich Ihnen auch nicht erzählen, denn sonst wäre ich arbeitslos. Ich kann Ihnen nur so viel sagen, dass Business Intelligence ein sehr komplexes Thema ist und folgende Begriffe die Hauptrollen spielen: Data Warehouse, Data Mart, Data Mining, OLAP, DB2, ORACLE, SQL-Server 7.

Was hat das ganze jetzt mit Lotus Notes zu tun ? Grundsätzlich soll BI Wissen generieren und es dem Management zur Verfügung stellen. Lotus Notes gehört also zum Ganzen. In vielen Firmen werden Daten in verschiedener Weise gespeichert. Massendaten in RDMS und Dokumente in Lotus Notes. Ein Data Warehouse ist eine bereinigte Form von den wichtigsten Daten einer Unternehmung über einen grösserern Zeitraum. Das heisst, es müssen die wichtigsten Informationen aus den Notes-Datenbanken herausgezogen und in das Data Warehouse überführt werden. Und liegt die Wurzel allen Übels. Solche Vorgänge sind nur mit großem Kostenaufwand zu realisieren. Entweder lassen Sie einen Notes-Entwickler eine Schnittstelle programmieren oder Sie setzen Produkte wie IBM-LEI ein. Solche Produkte sind nur sehr teuer.

Bei Lotus Notes könnte man sich daruf einigen, diese Daten doch dort zu lassen wo sie sind. Es ist einfacher ein Knowledge Management-Tool auf Lotus Notes Basis zu entwickeln als alle Informationen von Lotus Notes Datenbanken in ein Data Warehouse zu überführen.

Was ist nun Knowledge Management ? KM ist eine Unternehmenskultur (UND KEINE TECHNISCHE LÖSUNG). Wie das Wort Knowledge schon sagt, geht es um Wissen. Wer hat das Wissen ? Natürlich die Menschen die für eine Unternehmung arbeiten. Wer also glaubt, man könnte ein schönes Tool programmieren und dann den Mitarbeitern sagen:" So nun tragt einmal euer Wissen hier in diese Datenbank", der kann gleich mit dem Projekt Knowledge Managment aufhören. Also wer einmal eine Diplomarbeit über dieses Thema schreiben sollte, der sollte sich folgende Fragen stellen:

1. Wer hat welches Wissen ?

2. Wie finde ich das verborgene Wissen ?

3. Wie kann ich das Wissen nutzbar machen ?

4. Wie bringe ich Menschen dazu Ihr Wissen zu teilen ?

5. Wie kann ich Wissen von Informtionen unterscheiden ?

6. Wie werden Informationen zu Wissen ?

... es gibt noch viele Fragen mehr, aber ich denke Sie wissen worum es geht. Also nicht das Tool ist die Lösung, sondern die Strategie und ein Unternehmenskultur, die KM unterstüzt. Sollten Sie in einer Unternehmung sein, wo Abteilungen bereits gegeneinander arbeiten, dann vergessen Sie ganz schnell das Projekt KM. Um solche Vorgänge zu lösen brauchen Sie viel Zeit. Und Zeit ist etwas, was nicht im Überfluss zur Verfügung steht. Tatsache ist, dass KM eine Unternehmung weit nach vorn bringen kann, wenn die ganze Unternehmung das Knowledge Management annimmt und auch strukturelle Veränderungen zulässt. Vorallem muss sich die Einstellung der Menschen ändern: "MEIN WISSEN MACHT MICH UNERSETZBAR und ICH BEHALTE MEIN WISSEN, DAMIT ICH AUCH MORGEN NOCH EINEN ARBEITSPLATZ BESITZE".

Was hat das jetzt mit Lotus Notes zu tun ? Lotus Notes ist einer der wenigen Plattformen, mit der man die Wissengenerierung unterstüzen kann. Informationen werden durch Menschen zu Wissen. Da Lotus Notes auf Dokumenten basiert, können sog. WEICHE (geschrieben wie man denkt) Daten sehr gut gespeichert und mit den richtigen Personen verknüpft werden. Zum Thema KM gibt es bereits viele Bücher und Diplomarbeiten. Dennoch haben es nicht viele Firmen umsetzen können. Es lag an den Menschen... SCHADE ! Ich selbst habe zu meiner Studienzeit eine Diplomarbeit über das Thema KM und Lotus Notes geschrieben.

 

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